Biuro typu open space jest lepsze od gabinetowego?
Biuro typu open space jest lepsze od typu gabinetowego? A może przeciwnie, to układ gabinetowy jest lepszy.
Nie ma dobrej odpowiedzi na to pytanie, jeśli próbuje się odpowiedzieć, w oderwaniu od przypadku konkretnej firmy. Oba rozwiązania mają swoje zalety i wady, i tylko odpowiednio zdefiniowane warunki i wymagania danej organizacji pozwolą odpowiedzieć na pytanie, który wariant będzie dla niej najkorzystniejszy.
Biuro w układzie gabinetowym to takie, gdzie drzwi z korytarza, wiodą do pomieszczeń, w których najczęściej, mamy do dyspozycji od jednego do kilku stanowisk pracy. W biurze tego typu wydzielamy zwykle salę konferencyjną, oraz pomieszczenia gabinetowe, do których droga wiedzie przez sekretariat. Oddzielnym pomieszczeniem jest też aneks kuchenny.
Zalety biura typu gabinetowego:
- • umożliwia dopasowywanie przestrzeni i wyposażenia do indywidulanych preferencji pracowników,
- • łatwiej o prywatność i poufność,
- • łatwiej o ciszę do pracy w skupieniu
Wady typu gabinetowego:
- • utrudnione bezpośrednie nadzorowanie pracy i zarządzanie zespołami,
- • rozdzielenie zespołów spowodowane niewielką pojemnością pomieszczeń,
- • trudniejsze do zmiany aranżacji w przypadku zmian zatrudnienia czy zamian organizacyjnych w firmie,
- • trudniejsza komunikacja między pracownikami,
- • utrudniona wymiana wiedzy i umiejętności między pracownikami,
- • konieczność zapewnienia oddzielnych urządzeń peryferyjnych do każdego pokoju czy np. szaf ubraniowych,
Biuro typu open space to takie, które zorganizowane są na otwartej przestrzeni, wyposażonej głównie w ciągi biurek, z wydzielonymi strefami do rozmów, odpoczynku, przechowywania czy spożywania posiłków. Stanowiska pracy pogrupowane są działami, a oddzielone od innych zespołów za pomocą regałów, zieleni biurowej czy miękkich mebli do odpoczynku lub prowadzenia rozmów nieformalnych. Do wydzielenia sal konferencyjnych czy gabinetów, stosuje się często ściany szklane. Do mniejszych spotkań lub rozmów telefonicznych, stosuje się w open space kabiny akustyczne.
Zalety biura typu open space:
- • łatwiejsze nadzorowanie pracy i zarządzanie zespołami,
- • sprawna, szybka komunikacja i łatwiejsza wymiana wiedzy między współpracownikami,
- • lepsza współpraca dzięki współdzieleniu urządzeń peryferyjnych, stref wspólnych,
- • łatwa zmiana aranżacji w przypadku zmian zatrudnienia czy zamian organizacyjnych w firmie,
- • zmniejszenie ilości potrzebnych urządzeń peryferyjnych i szaf,
- • łatwiejsza integracja między działami
Wady biura typu open space:
- • brak prywatności,
- • konieczność stosowania rozwiązań akustycznych do ograniczenia hałasu,
- • niemożliwe lub utrudnione zapewnienie tajności dokumentów,
- • konieczność stosowania kabin czy budek akustycznych do spotkań, pracy w skupieniu czy rozmów telefonicznych
- • ograniczone możliwości dostosowania stanowiska pracy do indywidulanych preferencji pracownika.
Jak wybrać najlepsze rozwiązanie dla Twojej firmy?
Decyzja o wyborze między biurem typu open space a gabinetowym powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb organizacji, specyfiki pracy oraz preferencji zespołu. Poniżej przedstawiamy kilka kroków, które mogą pomóc w podjęciu tej ważnej decyzji.
1. Analiza potrzeb pracowników i charakteru pracy
Zacznij od zrozumienia, jakie są główne zadania wykonywane przez Twoich pracowników. Czy praca wymaga skupienia i ciszy, czy też dominuje praca zespołowa wymagająca ciągłej komunikacji? Zastanów się, czy pracownicy potrzebują prywatności do prowadzenia poufnych rozmów lub pracy nad wrażliwymi danymi.
2. Zrozumienie kultury organizacyjnej
Kultura firmy ma ogromny wpływ na to, jak pracownicy wchodzą w interakcje i jakie otoczenie pracy jest dla nich najbardziej komfortowe. Firma o kulturze otwartej, promującej współpracę i dzielenie się wiedzą, może lepiej prosperować w przestrzeni typu open space. Z kolei organizacje, w których ceni się niezależność i indywidualne podejście do pracy, mogą skorzystać na układzie gabinetowym.
3. Ocena kosztów i elastyczności
Przestrzeń biurowa to również kwestia kosztów i możliwości dostosowania do zmieniających się potrzeb. Biura typu open space często pozwalają na lepsze wykorzystanie przestrzeni i są tańsze w adaptacji, ale mogą wymagać dodatkowych inwestycji w rozwiązania akustyczne. Z drugiej strony, biura gabinetowe oferują większą prywatność i lepsze warunki do pracy indywidualnej, ale mogą być droższe w utrzymaniu i mniej elastyczne przy reorganizacji przestrzeni.
4. Konsultacja z zespołem
Niezależnie od tego, jakie argumenty przemawiają za jednym czy drugim rozwiązaniem, ważne jest, aby w decyzji uwzględnić opinie i preferencje pracowników. Ankieta lub warsztaty mogą pomóc zrozumieć, co jest dla nich ważne i jakie mają oczekiwania względem miejsca pracy.
5. Testowanie i elastyczność
Jeśli jest to możliwe, rozważ przetestowanie obu rozwiązań przed podjęciem ostatecznej decyzji. Możesz na przykład zorganizować pracę w jednym układzie na kilka miesięcy, a następnie zmienić aranżację i porównać wyniki. Ważne, aby podejście do organizacji przestrzeni biurowej było elastyczne i umożliwiało dostosowanie do zmieniających się potrzeb firmy.
Podsumowanie
Wybór między biurem typu open space a gabinetowym nie jest prostą decyzją i zależy od wielu czynników, takich jak specyfika pracy, kultura organizacyjna, preferencje pracowników oraz aspekty finansowe. Ostateczna decyzja powinna wspierać cele biznesowe firmy, sprzyjać produktywności i dobrostanowi pracowników, a także oferować pewien poziom elastyczności na przyszłość.
