Certyfikaty na meble biurowe – wybieraj bezpiecznie

Próbki Materiałów Narbutas
Próbki Materiałów Narbutas
Próbki Materiałów Narbutas

CERTYFIKATY NA MEBLE BIUROWE – WYBIERAJ BEZPIECZNIE

Dlaczego certyfikowane meble biurowe to korzyść dla klienta? 

Na początek warto wyjaśnić, że producenci mebli biurowych nie mają obowiązku badać swoich produktów w niezależnych instytutach. Produkując meble biurowe, mogą jedynie zadeklarować zgodność z przepisami obowiązującymi w kraju. Meble szkolne są w tym przypadku wyjątkiem, ponieważ są ściśle znormalizowane, a odpowiednie certyfikaty są wymagane. 

Dlaczego więc część producentów mebli biurowych nie bada swoich produktów? 

Wybierając tę łatwiejszą ścieżkę, producent unika kosztów związanych z uzyskaniem stosownego certyfikatu. Nie dostarcza próbek ani produktów do badań, nie aktualizuje ich wraz z wprowadzanymi modyfikacjami. Może się wydawać, że to dla producenta idealne rozwiązanie. Jednakże jedynie deklarując, że jego produkt spełnia normy, producent naraża się na odpowiedzialność. W przypadku podważenia jakości produktu, na przykład w wyniku nieszczęśliwego wypadku spowodowanego normalnym użytkowaniem takiego mebla. 

Producenci mebli biurowych o pewnej renomie na rynku poddają swoje wyroby certyfikacji, zlecając badania niezależnym instytutom. W ten sposób uzyskują pewność, że ich produkty są bezpieczne i posiadają narzędzie do udowodnienia tego faktu w przypadku problemów. Producent posiadający sprawozdanie z badań swojego produktu ma również ułatwione zadanie w przypadku eksportu lub oferowania mebli podmiotom, które dokładnie analizują to, co nabywają do swojego biura. 

W przypadku zakupów mebli biurowych przez małe i średnie przedsiębiorstwa, pytanie o certyfikaty pojawia się stosunkowo rzadko. Inaczej sprawa się ma, gdy meble nabywają korporacje, urzędy i placówki publiczne zobowiązane do zakupu w procedurze przetargowej. 

Elektryczna Regulacja Biurka Mdd Certyfikaty na meble biurowe
Elektryczna Regulacja Biurka Mdd

Certyfikaty na meble biurowe w postępowaniu przetargowym 

Jak w postępowaniu przetargowym ocenić jakość i bezpieczeństwo mebli? 

Dobrym sposobem jest przygotowanie mockapu- makiety do prezentacji wybranych mebli u klienta. W przypadku firm prywatnych w ten sposób weryfikuje się trwałość, praktyczność, sposób wykończenia oraz materiały. W przetargu również można skorzystać z tego rozwiązania na pewnym etapie. 

W praktyce jednak przygotowujący postępowanie przetargowe raczej niechętnie akceptują tę metodę weryfikacji jakości oferowanych wyrobów. Szkoda, bo większe zaangażowanie na etapie postępowania pozwala uniknąć późniejszych rozczarowań lub wydłużenia realizacji. Znacznie częściej stosuje się weryfikację przedmiotu zamówienia na podstawie dokumentów, takich jak certyfikaty i atesty. W opinii większości zamawiających, taka weryfikacja, przynajmniej we wstępnej fazie postępowania, pozwala na wyodrębnienie ofert spełniających wymagania zawarte w SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) i OPZ (Ogólne Warunki Zamówienia) postępowania. 

Zamawiający zyskuje pewność, że precyzyjnie określając przedmiot zamówienia, otrzyma przedmiot o parametrach nie gorszych niż opisane. I tu dotykamy istotnych z punktu widzenia urzędnika uczestniczącego w procedurze przetargowej obaw. 

Pierwsza to obawa przed właściwym prowadzeniem procedury, aby była zgodna z UoZP (Ustawa o Zamówieniach Publicznych) i nie budziła wątpliwości organów sprawdzających. 

Druga obawa to czy meble biurowe wybrane w procedurze przetargowej będą akceptowalnej jakości i trwałości? 

Z pewnością, żądanie certyfikatów mebli do oferty przetargowej na odpowiednim etapie postępowania, jest jednym ze skuteczniejszych i transparentnych sposobów weryfikacji oferowanych mebli biurowych. Dlaczego wspominamy o odpowiednim etapie? Z naszego doświadczenia wynika, że jeśli weryfikacja nie następuje przed wyborem oferty, to po zawarciu umowy i dostarczeniu towaru, zamawiający zazwyczaj musi jakoś porozumieć się z oferentem, który ma problem z spełnieniem zapisanych w postępowaniu wymagań. Nawet jeśli dostarczone wyposażenie czy dokumenty odbiegają od wcześniej określonych wymagań, zwycięzca przetargu wie, że zamawiający zdecyduje się na obniżenie wymagań, a nie na zerwanie umowy.

Biurowe Stanowisko Pracy Mdd Certyfikaty na meble biurowe
Biurowe Stanowisko Pracy Mdd

Certyfikaty do przetargu na meble biurowe

Jakie normy opisują meble biurowe? 

Oto podstawowe normy dotyczące wyposażenia biurowego. Żądając sprawozdań z badań przeprowadzonych na podstawie poniższych norm, przez niezależną placówkę certyfikującą, zyskujesz pewność, że otrzymasz dobrej jakości meble biurowe.

EN 527-1 i 2 to norma dotycząca mebli biurowych, takich jak stoły robocze i biurka, pod względem wymiarów (1) i bezpieczeństwa (2).

1 – Określono wymiary stołów roboczych i biurek przeznaczonych do prac biurowych w pozycji siedzącej, stojącej lub połączonej. W normie nie uwzględniono wymiarów elementów stołów do przechowywania ani innych stosowanych w biurach, a także lad recepcyjnych. 

2 – Określono wymagania dotyczące bezpieczeństwa, wytrzymałości i trwałości stołów roboczych oraz biurek używanych do prac biurowych w pozycji siedzącej, siedząco-stojącej lub stojącej. Norma nie dotyczy innych stołów przeznaczonych do pracy w biurze, które są objęte normą EN 15372. Zawiera badanie ugięcia blatów stołów oraz przykład obliczeń dotyczących sztywności konstrukcji.

EN 14073-2 i 3 to norma dotycząca bezpieczeństwa i wytrzymałości mebli biurowych do przechowywania, takich jak szafy, regały i kontenery.

2 – Norma określa wymagania bezpieczeństwa dla biurowych mebli do przechowywania. Nie obejmuje ona ciężkich mechanicznych szafek kartotekowych, obrotowych szafek kartotekowych ani szaf na akta. Należy zaznaczyć, że spełnienie wymagań zawartych w normie nie wyklucza uszkodzeń mebla wynikających z regularnego złego użytkowania lub nadmiernie długiego okresu użytkowania. Norma nie uwzględnia również bezpieczeństwa związanego z budynkiem, na przykład wytrzymałości szafek wiszących. Norma zawiera tylko wymagania dotyczące szafki i jej części. Kwestia ściany i jej mocowania do ściany nie jest zawarta w normie. Nie obejmuje również oceny procesu starzenia się.

3 – Norma określa metody badań w celu określenia wytrzymałości konstrukcji wolnostojących lub zawieszonych na ścianie biurowych mebli do przechowywania oraz stateczność mebli wolnostojących. Obejmuje również meble mobilne. Nie obejmuje ona ciężkich mechanicznych szafek kartotekowych, obrotowych szafek kartotekowych ani szaf na akta. Próby zawarte w normie mają na celu symulowanie sił przewracających i obciążeń konstrukcji, które mogą wystąpić podczas normalnego użytkowania, a także w przypadku niewłaściwego użytkowania, które jest racjonalne.

EN 1335-1 i 2 to norma dotycząca wymiarów i bezpieczeństwa krzeseł biurowych do pracy.

1 – W dokumencie określono wymiary dla czterech typów krzeseł biurowych do pracy oraz metody ich wyznaczania. Nie odnosi się to do siedzisk dla dzieci, dla których istnieje osobna norma.

2 – Określono wymagania bezpieczeństwa, wytrzymałości i trwałości dla krzeseł biurowych do pracy. Norma nie jest stosowana do innych krzeseł w przestrzeni biurowej, dla których istnieją inne normy. Wymagania opierają się na założeniu, że krzesło biurowe będzie używane przez 8 godzin dziennie przez osoby ważące do 110 kg.

 

W SIWZ (Specyfikacja Istotnych Warunków Zamówienia) na meble biurowe często pojawia się także wymóg, że stanowiska pracy muszą spełniać wymagania określone w rozporządzeniu MPiPS (Ministerstwo Pracy i Polityki Społecznej) z dnia 1.12.1998 r. w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. Nr 148, poz. 973). 

O tym, jakie wymagania dotyczące mebli biurowych zawiera to rozporządzenie, pisaliśmy w artykule Ochrona zdrowia pracownika [LINK]

W praktyce zapis ten jest trudny do zweryfikowania. Większość typowych produktów na rynku spełnia minimalne wymagania. Trzeba jednak zaznaczyć, że rozporządzenie z 1998 roku w niektórych aspektach jest już przestarzałe. Nie uwzględnia ono zmian w pracy z użyciem takich urządzeń biurowych, jak na przykład laptopy. Na początku 2021 roku wpłynęła petycja w sprawie zmiany tego rozporządzenia [LINK], a w 2023 roku jest ono w fazie konsultacji, więc można się spodziewać, że niedługo zostanie znowelizowane.

Próbki Płyt I Tapicerek Narbutas
Próbki Płyt I Tapicerek Narbutas

Atesty i certyfikaty na meble biurowe lub komponenty używane do produkcji mebli biurowych

Jakie jeszcze atesty i certyfikaty występują w przetargach na meble biurowe?

Jednym z najważniejszych atestów, świadczących o bezpieczeństwie mebli, jest atest higieniczności. Określa on emisję formaldehydu i lotnych związków organicznych VOC (kilka substancji) badanych na podstawie DIN EN717-1. 

W większości przetargów na meble biurowe, zamawiający określa klasę higieniczności E1 jako minimalną, chociaż na rynku dostępne są już produkty o niższej emisji substancji szkodliwych dla zdrowia. Dość powszechną praktyką jest dopuszczanie przez zamawiających atestów nie dla całego wyrobu, ale dla użytych w produkcji materiałów. W niektórych przypadkach może to być uzasadnione, ale trzeba pamiętać, że trudno jest rzetelnie zweryfikować takie zestawienie.

Meble biurowe, podobnie jak inne meble, są narażone na intensywne użytkowanie. Oprócz kwestii bezpieczeństwa konstrukcji, warto zwrócić uwagę na właściwości powierzchni i jej wykończenie pod kątem odporności na intensywne użytkowanie. Chodzi głównie o takie elementy jak:

  • * rodzaj struktury i klasa ścieralności powierzchni blatów roboczych,
  • * rodzaj kleju lub technologii do mocowania obrzeża do obrabianej krawędzi płyty,
  • * wynik badania siły odrywania obrzeża, odporność spoiny na wilgoć lub wysoką temperaturę,
  • * skład tapicerki i jej odporność na ścieranie, pilling, działanie światła czy trudnozapalność,
  • * rodzaj kształtowania pianki tapicerskiej oraz jej twardość i odporność na plamy.

Zastosowanie materiałów o wymaganych parametrach może być również udowodnione za pomocą odpowiednich atestów, zaświadczeń i certyfikatów wydanych przez niezależne placówki badawcze.

Szafa Standard Mdd
Szafa Standard Mdd

Certyfikaty i atesty wydane dla typowych mebli biurowych mogą stanowić bardzo dobre narzędzie weryfikacji jakości, bezpieczeństwa i trwałości mebli

Zanim zażądasz od dostawcy odpowiednich zaświadczeń, zastanów się, co dokładnie chcesz sprawdzić. Które parametry są dla ciebie kluczowe, a które mniej istotne. Warto unikać przesadnych oczekiwań, ponieważ postawienie poprzeczki zbyt wysoko może skutkować brakiem produktu i producenta, którzy spełnią wszystkie kryteria.

Jeśli napotkasz trudności w tym zakresie lub po prostu potrzebujesz konsultacji, śmiało napisz do nas. Chętnie udzielimy ci wsparcia.