Czy urzędy się zmienią?

Projekt Biura Cubi 1
Projekt Biura Cubi 1
Projekt Biura Cubi 1
CZy urzędy  się zmienią?

Pamiętam czasy, kiedy można było w Urzędzie Skarbowym wjechać windą na odpowiednie piętro, dostać się do działu rachunkowości VAT i zapytać jak rozliczono wpłaty. Jeszcze przed czasami z obostrzeniami spowodowanymi pandemią, powstawały biura obsługi, gdzie realizowano kontakt z klientem. Teraz jednak, pandemia definitywnie zamknęła przestrzeń biurową poza salą obsługi w urzędach i zarezerwowała dostęp do pokoi urzędników jedynie pracownikom zatrudnionym w tym urzędzie. Akurat zatrudnieni w takiej placówce, przyjęli taki stan rzeczy z zadowoleniem.
Petenci przeciwnie, coraz trudniej o rzeczową poradę czy kontakt z osobą zajmującą się bezpośrednio daną sprawą. Znajomy ze skarbówki twierdzi, że ograniczenia dostępu pozostaną nawet wtedy, kiedy zniesione zostaną obecne obostrzenia.

Projekt Biura Cubii 2
Projekt Biura Cubii 2

Co to powoduje. A to, że jeśli urzędnik nie będzie musiał już siedzieć w pokoju, bo a nuż ktoś przyjdzie coś załatwić, to nie będzie musiał mieć tego wszystkiego, co do tej pory miał w swoim pokoju. A jak wyglądał ten pokój?

Podstawą były biurka pracownicze, nie zawsze wystarczająco duże, bo oczywiście za dużo osób pracuje w za małych pokojach. Krzesło obrotowe, często rozklekotane, bo kupione w przetargu, w którym kiepsko opisano przedmiot zamówienia, a decydującym kryterium była cena. Koniecznie musiał być kontener albo szafka, bo gdzieś trzeba schować pieczątki albo rzeczy osobiste. w każdym pokoju musi być drukarka, więc musi być też szafka pod drukarkę. Jeśli przychodzili petenci, którzy dopełniali formalności pisemnie, to do biurek dodawało się przystawkę konferencyjną i krzesło dla gościa. Urzędnik nie miał dostępu do kantyny czy choćby aneksu kuchennego, więc absolutny must have w pokoju urzędnika to szafka socjalna z czajnikiem elektrycznym. Czego w pokoju urzędnika jest wiecznie za mało? Wiecznie za mało jest miejsca w szafach. Tak więc w każdym pokoju w urzędzie mamy szafę ubraniową, oraz tyle szaf aktowych, ile dało się zmieścić + nadstawki pod sam sufit.

Projekt Biura Cubi 3
Projekt Biura Cubi 3

A teraz, kiedy do tych przestrzeni, nie mają już dostępu osoby postronne. Nie trzeba trwać na posterunku w godzinach urzędowania. Co teraz? Może teraz, można zorganizować tę przestrzeń trochę inaczej?
Skoro ma być już tak, że nie będziemy mieli dostępu do urzędnika, a tylko do Działu Obsługi Bezpośredniej, to należałoby zmienić organizację przestrzeni biurowych w takich miejscach jak US, ZUS, KRUS, itp.

Działy Obsługi Bezpośredniej zorganizowane są już na wzór sal operacyjnych w bankach. Pojawiają się oczywiście doraźnie modyfikacje związane z obostrzeniami, ale model pozostaje niezmieniony.
Natomiast na wyższych piętrach w tych urzędach, poza zorganizowaniem ograniczenia dostępu, nie zmienia się nic lub prawie nic. Przynajmniej w urzędach, które obserwuję.

I teraz, czy to nie jest doskonały moment, żeby zadbać o tych odciętych od interesantów urzędników?
Sporą część pracy wykonują już algorytmy w centrach obliczeniowych. Większość tego co trzeba zrobić, to pisać decyzje czy przenosić dane z papieru do systemu lub na odwrót. Czy w tej sytuacji, praca urzędnika różni się w znaczący sposób od pracy osoby zatrudnionej w firmie outsourcingowej z nowocześnie zaprojektowanym wnętrzem w nowoczesnym biurowcu?
Moim zdaniem nie. Skoro jako państwo, nie wynagradzamy szczodrze naszych urzędników, to może przynajmniej powinniśmy stworzyć im optymalne warunki do pracy, żeby poczuli się docenieni i mieli zapewniony komfort pracy choć na podstawowym poziomie.

Projekt Biura Cubi 4
Projekt Biura Cubi 4

Apel do projektantów. Myślę, że słuszny. Namawiajmy urzędników do pracy w ładnych, otwartych i uporządkowanych przestrzeniach. Do zmiany przyzwyczajeń, które skutkować będą oszczędnościami i otwarciem na nowe możliwości.
Małe klitki, gdzie siedzą pozamykani ze swoimi sprawami i sprawami obywateli. Zamienić na otwartą przestrzeń, gdzie będzie można się w końcu ruszyć. Przejść kilka kroków.
Może wstawić biurka z blatem regulowanym na wysokość, żeby móc choć kilka minut dziennie pracować w pozycji innej niż siedząca. Pozbyć się wielu różnych drukarek na rzecz dużych maszyn wieloczynnościowych, które robią wszystko lepiej, a do tego taniej. Kupić porządne krzesła, najlepiej maksymalnie bezobsługowe. Na przykład z mechanizmem samoważącym, dzięki czemu nie trzeba regulować ręcznie napięcia sprężyny siły docisku oparcia. Proste w obsłudze, ale trwałe i wygodne dla każdego użytkownika.
Nie dostawiać do każdego biurka dostawki dla gościa, ale jeśli już się z kimś trzeba rozmówić, to spotkać się w odpowiedniej salce konferencyjnej lub wydzielonej przestrzeni, w zależności od rodzaju spotkania.
Nie gotować wody na kawę przy biurku i nie jeść drugiego śniadania nad biurkiem zasłanym dokumentami. Skorzystać z kantyny, ewentualnie z aneksu kuchennego z miejscem do spożywania posiłków. Chwilowe oderwanie od stanowiska dobrze zrobi pracownikowi i papiery nie ucierpią przez nieuwagę.
Papiery lubimy mieć pod ręką. Nie ma takiej ilości szaf, której urzędnik nie jest w stanie zapełnić. Druga sprawa, czy tak naprawdę, większość z nich, potrzebna jest codziennie, albo co tydzień. Zwykle nie jest. Bardzo dużo informacji przechowuje się obecnie w postaci cyfrowej. Używamy coraz mniej papieru. Jeśli jednak obrabiamy dużą ilość dokumentacji papierowej, to przechowujemy ją specjalnych archiwach, do których dostęp jest zwykle prosty i szybki.

Projekt Biura Cubi5
Projekt Biura Cubi5

Korporacje i w ogóle firmy prywatne, nie bez powodu wybierają nowoczesny model pracy w biurze. Generuje on bowiem nie tylko oszczędności wynikające z optymalnego wykorzystania samej powierzchni biura. Wpływa korzystnie na produktywność, na szybszy przepływ informacji, łatwiejsze nabywanie kompetencji, integrację zespołu, w końcu na zdrowie pracowników biurowych. Może warto przyjrzeć się modelowi pracy w swoim urzędzie i zaadoptować choć część rozwiązań sprawdzonych w międzynarodowych korporacjach. Jeśli jesteście otwarci na takie innowacje, chętnie pomożemy.