Przetarg na meble

Biurka OPTIMA C Krzes艂a Obrotowe EVA Kontenery OPTIMA Narbutas kontener pod biurko biurowe biurko pracownicze
Biurka OPTIMA C Krzes艂a Obrotowe EVA Kontenery OPTIMA Narbutas kontener pod biurko biurowe biurko pracownicze
Biurka OPTIMA C Krzes艂a Obrotowe EVA Kontenery OPTIMA Narbutas

PRZETARG NA MEBLE

W du偶ych urz臋dach, zwykle zatrudnieni s膮 pracownicy dzia艂贸w administracyjnych, kt贸rzy znaj膮 tematyk臋 zam贸wie艅 publicznych.

Takie urz臋dy maj膮 uproszczone zadanie, bo w dziale administracyjnym znajdzie si臋 osoba, kt贸ra ma kompetencje w zakresie prawa o zam贸wieniach publicznych oraz osoba z zasobem wiedzy praktycznej z zakresu jakiego dotyczy przetarg.

W mniejszych urz臋dach, kt贸re rzadko dokonuj膮 zakupu wyposa偶enia w drodze przetargu, sprawa nie wygl膮da ju偶 tak dobrze.

O ile w kwestii procedury mo偶na si臋 podeprze膰 wiedz膮 radcy prawnego, to ju偶 w zakresie przedmiotu zam贸wienia, sprawa jest trudniejsza.

W praktyce, opis do przetargu zlecany jest cz臋sto projektantowi wraz z projektem wn臋trz. Jednak opis do projektu, nie zawsze uwzgl臋dnia specyfik臋 post臋powania przetargowego.

Je艣li dobrze opisuje wizj臋 projektanta, to zwykle nie spe艂nia wymaga艅 prawnych, 偶eby by膰 opisem przedmiotu zam贸wienia.

Szafy Aktowe CHOICE Narbutas
Szafy Aktowe CHOICE Narbutas

Wiadomo, 偶e proces inwestycyjny bywa d艂ugi. Od momentu z艂o偶enia projektu, do wyposa偶enia wybudowanego na jego podstawie budynku, mo偶e up艂yn膮膰 kilka lat. Po kilku latach wiele si臋 zmienia, tak w trendach dotycz膮cych wn臋trz, jak i w narz臋dziach informatycznych wp艂ywaj膮cych na spos贸b pracy biurowej. W ko艅cu, rozwi膮zania opisane w takim projekcie, mog膮 by膰 ju偶 mocno nieaktualne. Nawet cz臋sto ju偶 niedost臋pne na rynku.

To ewidentny problem dla zamawiaj膮cego, bo trzeba ponawia膰 procedur臋.

Konieczno艣膰 ponownego rozpisania przetargu grozi r贸wnie偶 wtedy, kiedy po otwarciu ofert okazuje si臋, 偶e warto艣ci ofert znacznie przekraczaj膮 kwot臋 jak膮 zamawiaj膮cy przeznaczy艂 na dane zadanie.

Tu cz臋sto zawodzi tak zwana orientacja w cenach w internecie. Urz臋dnik drukuje dost臋pny na wybranej stronie cennik i nie wnikaj膮c w specyfikacje mebli, przyjmuje ceny do szacunkowej wyceny. Tymczasem r贸偶nice mi臋dzy meblami s膮 znaczne.
Je艣li zamawiaj膮cy zechce kupi膰 jak najwi臋cej mebli za najni偶sz膮 cen臋, to oczywi艣cie wystarczy, 偶e wypisze nazwy produkt贸w i przybli偶one wymiary, oraz jako decyduj膮ce kryterium wyboru, wska偶e cen臋. W ten spos贸b na pewno zakupi najtaniej. Nie b臋dzie mia艂 jednak wtedy 偶adnego wp艂ywu na tego, co za t臋 nisk膮 cen臋 otrzyma.

Biurko Gabinetowe PLANA Fotel Gabinetowy NORTH CAPE Narbutas
Biurko Gabinetowe PLANA Fotel Gabinetowy NORTH CAPE Narbutas

Co zatem zrobi膰 偶eby nie kupowa膰 mebli w ciemno?

Jak zgodnie z prawem zam贸wi膰 w trybie przetargowym meble kt贸re spe艂niaj膮 oczekiwania jako艣ciowe i estetyczne zamawiaj膮cego?

Nale偶y skorzysta膰 z pomocy firm, kt贸re posiadaj膮 wiedz臋 w tym zakresie. Jednym z lepszych, cho膰 wymagaj膮cym nieco zaanga偶owania stron jest przygotowanie post臋powania o udzielenie zam贸wienia publicznego z zastosowaniem dialogu technicznego.

Zamawiaj膮cy mo偶e skorzysta膰 z wiedzy firmy specjalizuj膮cej si臋 w dostarczaniu np. mebli biurowych na temat mo偶liwo艣ci rynkowych, najkorzystniejszych dla niego rozwi膮zaniach z uwzgl臋dnieniem innowacyjnych technologii i bada艅, sposobach i mo偶liwo艣ciach zrealizowania zam贸wienia czy konkurencyjno艣ci na rynku.

Bardzo istotne s膮 r贸wnie偶 same kryteria oceny oferty, oraz spos贸b w jaki zamawiaj膮cy ma zamiar upewni膰 si臋 na etapie wyboru, czy oferowane produkty s膮 zgodne z opisem przedmiotu zam贸wienia. Takie kryteria jak np. okres gwarancji, w zasadzie nie dzia艂aj膮 przy dostawach, bo praktycznie wszyscy oferenci, deklaruj膮 najwy偶sz膮 z dozwolonych. Tak wi臋c je艣li drugim kryterium po cenie jest okres gwarancji, to efekt jest taki, jakby nie by艂o tego kryterium w og贸le.

Warto wtedy zapisa膰 w SIWZ, konieczno艣膰 do艂膮czenia do oferty stosownych kart katalogowych, drobiazgowo opisuj膮cych oferowany produkt. Taki zabieg, pozwala na skuteczne por贸wnanie zgodno艣ci parametr贸w oferowanego sprz臋tu z wymaganiami zawartymi w specyfikacji.

Je艣li zamawiane w post臋powaniu produkty s膮 certyfikowane, to warto 偶膮da膰 r贸wnie偶 stosownych atest贸w, kt贸re potwierdz膮 tak jako艣膰 jak i mo偶liwo艣膰 stosowania np. w obiektach u偶yteczno艣ci publicznej. W ko艅cu, w mniejszych post臋powaniach, mo偶na 偶膮da膰 pr贸bek lub nawet okazania kilku wybranych produkt贸w do oceny zgodno艣ci opisem zam贸wienia.

Post臋powanie przetargowe, w kt贸rym mamy nawet bardzo szczeg贸艂owy opis przedmiotu, ale nie ma narz臋dzi weryfikacji oferty przed podpisaniem umowy, zwykle nie zostaje wykonane zgodnie z opisem.

Otwiera si臋 bowiem pole do dowolnej interpretacji zapis贸w, do oszcz臋dzania przez dostawc臋 poprzez szukanie zamiennik贸w. Zamawiaj膮cy, po dostawie, po procedurze, kt贸ra trwa艂a kilka miesi臋cy, nie ma zwykle czasu i mo偶liwo艣ci na wyegzekwowanie zgodno艣ci z zapisami SIWZ czy ponowienie procedury.

Niekt贸rzy twierdz膮, 偶e nie mo偶na precyzyjnie opisa膰 przedmiotu zam贸wienia, bo to utrudnia uczciw膮 konkurencj臋. Na etapie odpowiedzi na pytania zadane przez oferent贸w, dochodzi czasem do takiej zmiany brzmienia opisu, 偶e nie przypomina ju偶 tego oryginalnego.

Nie jest tak, 偶e zamawiaj膮cy musi u艂atwia膰 z艂o偶enie oferty oferentowi, kt贸ry sygnalizuje, 偶e wykonanie mebli zgodnie z opisem b臋dzie dla niego trudne, wi臋c prosi o zmian臋 zapisu. Je艣li jest to drobna, kosmetyczna zmiana, kt贸ra nie wp艂ywa niekorzystnie na trwa艂o艣膰, jako艣膰 i design wyposa偶enia, to w og贸le nie ma problemu. Cz臋sto jednak pojawia si臋 偶膮danie dopuszczenia w og贸le nieprzystaj膮cych do wymaga艅 produkt贸w, a 偶膮danie jest motywowane w艂a艣nie faktem, 偶e dany oferent nie ma produktu w swojej ofercie.

Szafy Aktowe Ubraniowe CHOICE Narbutas
Szafy Aktowe Ubraniowe CHOICE Narbutas

Urz臋dy, jednostki bud偶etowe, organy w艂adzy publicznej, jednostki samorz膮du terytorialnego, samorz膮dowe zak艂ady bud偶etowe, agencje, instytucje gospodarki bud偶etowej, ZUS, KRUS, NFZ, publiczne ZOZy, publiczne uczelnie, pa艅stwowe i samorz膮dowe instytucje kultury i inne, podmioty zobowi膮zane do stosowania ustawy Pzp, zawsze powinny pami臋ta膰, 偶e ta ustawa pozwala im na zakup dok艂adnie tego, czego potrzebuj膮.

Wymaga to jednak odrobiny wyobra藕ni i wysi艂ku ze strony ich pracownik贸w.