PRZETARG NA MEBLE

W dużych urzędach, zwykle zatrudnieni są pracownicy działów administracyjnych, którzy znają tematykę zamówień publicznych.

Takie urzędy mają uproszczone zadanie, bo w dziale administracyjnym znajdzie się osoba, która ma kompetencje w zakresie prawa o zamówieniach publicznych oraz osoba z zasobem wiedzy praktycznej z zakresu jakiego dotyczy przetarg.

W mniejszych urzędach, które rzadko dokonują zakupu wyposażenia w drodze przetargu, sprawa nie wygląda już tak dobrze.

O ile w kwestii procedury można się podeprzeć wiedzą radcy prawnego, to już w zakresie przedmiotu zamówienia, sprawa jest trudniejsza.

W praktyce, opis do przetargu zlecany jest często projektantowi wraz z projektem wnętrz. Jednak opis do projektu, nie zawsze uwzględnia specyfikę postępowania przetargowego.

Jeśli dobrze opisuje wizję projektanta, to zwykle nie spełnia wymagań prawnych, żeby być opisem przedmiotu zamówienia.

Wiadomo, że proces inwestycyjny bywa długi. Od momentu złożenia projektu, do wyposażenia wybudowanego na jego podstawie budynku, może upłynąć kilka lat. Po kilku latach wiele się zmienia, tak w trendach dotyczących wnętrz, jak i w narzędziach informatycznych wpływających na sposób pracy biurowej. W końcu, rozwiązania opisane w takim projekcie, mogą być już mocno nieaktualne. Nawet często już niedostępne na rynku.

To ewidentny problem dla zamawiającego, bo trzeba ponawiać procedurę.

Konieczność ponownego rozpisania przetargu grozi również wtedy, kiedy po otwarciu ofert okazuje się, że wartości ofert znacznie przekraczają kwotę jaką zamawiający przeznaczył na dane zadanie.

Tu często zawodzi tak zwana orientacja w cenach w internecie. Urzędnik drukuje dostępny na wybranej stronie cennik i nie wnikając w specyfikacje mebli, przyjmuje ceny do szacunkowej wyceny. Tymczasem różnice między meblami są znaczne.
Jeśli zamawiający zechce kupić jak najwięcej mebli za najniższą cenę, to oczywiście wystarczy, że wypisze nazwy produktów i przybliżone wymiary, oraz jako decydujące kryterium wyboru, wskaże cenę. W ten sposób na pewno zakupi najtaniej. Nie będzie miał jednak wtedy żadnego wpływu na tego, co za tę niską cenę otrzyma.

Co zatem zrobić żeby nie kupować mebli w ciemno?

Jak zgodnie z prawem zamówić w trybie przetargowym meble które spełniają oczekiwania jakościowe i estetyczne zamawiającego?

Należy skorzystać z pomocy firm, które posiadają wiedzę w tym zakresie. Jednym z lepszych, choć wymagającym nieco zaangażowania stron jest przygotowanie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z zastosowaniem dialogu technicznego.

Zamawiający może skorzystać z wiedzy firmy specjalizującej się w dostarczaniu np. mebli biurowych na temat możliwości rynkowych, najkorzystniejszych dla niego rozwiązaniach z uwzględnieniem innowacyjnych technologii i badań, sposobach i możliwościach zrealizowania zamówienia czy konkurencyjności na rynku.

Bardzo istotne są również same kryteria oceny oferty, oraz sposób w jaki zamawiający ma zamiar upewnić się na etapie wyboru, czy oferowane produkty są zgodne z opisem przedmiotu zamówienia. Takie kryteria jak np. okres gwarancji, w zasadzie nie działają przy dostawach, bo praktycznie wszyscy oferenci, deklarują najwyższą z dozwolonych. Tak więc jeśli drugim kryterium po cenie jest okres gwarancji, to efekt jest taki, jakby nie było tego kryterium w ogóle.

Warto wtedy zapisać w SIWZ, konieczność dołączenia do oferty stosownych kart katalogowych, drobiazgowo opisujących oferowany produkt. Taki zabieg, pozwala na skuteczne porównanie zgodności parametrów oferowanego sprzętu z wymaganiami zawartymi w specyfikacji.

Jeśli zamawiane w postępowaniu produkty są certyfikowane, to warto żądać również stosownych atestów, które potwierdzą tak jakość jak i możliwość stosowania np. w obiektach użyteczności publicznej. W końcu, w mniejszych postępowaniach, można żądać próbek lub nawet okazania kilku wybranych produktów do oceny zgodności opisem zamówienia.

Postępowanie przetargowe, w którym mamy nawet bardzo szczegółowy opis przedmiotu, ale nie ma narzędzi weryfikacji oferty przed podpisaniem umowy, zwykle nie zostaje wykonane zgodnie z opisem.

Otwiera się bowiem pole do dowolnej interpretacji zapisów, do oszczędzania przez dostawcę poprzez szukanie zamienników. Zamawiający, po dostawie, po procedurze, która trwała kilka miesięcy, nie ma zwykle czasu i możliwości na wyegzekwowanie zgodności z zapisami SIWZ czy ponowienie procedury.

Niektórzy twierdzą, że nie można precyzyjnie opisać przedmiotu zamówienia, bo to utrudnia uczciwą konkurencję. Na etapie odpowiedzi na pytania zadane przez oferentów, dochodzi czasem do takiej zmiany brzmienia opisu, że nie przypomina już tego oryginalnego.

Nie jest tak, że zamawiający musi ułatwiać złożenie oferty oferentowi, który sygnalizuje, że wykonanie mebli zgodnie z opisem będzie dla niego trudne, więc prosi o zmianę zapisu. Jeśli jest to drobna, kosmetyczna zmiana, która nie wpływa niekorzystnie na trwałość, jakość i design wyposażenia, to w ogóle nie ma problemu. Często jednak pojawia się żądanie dopuszczenia w ogóle nieprzystających do wymagań produktów, a żądanie jest motywowane właśnie faktem, że dany oferent nie ma produktu w swojej ofercie.

Urzędy, jednostki budżetowe, organy władzy publicznej, jednostki samorządu terytorialnego, samorządowe zakłady budżetowe, agencje, instytucje gospodarki budżetowej, ZUS, KRUS, NFZ, publiczne ZOZy, publiczne uczelnie, państwowe i samorządowe instytucje kultury i inne, podmioty zobowiązane do stosowania ustawy Pzp, zawsze powinny pamiętać, że ta ustawa pozwala im na zakup dokładnie tego, czego potrzebują.

Wymaga to jednak odrobiny wyobraźni i wysiłku ze strony ich pracowników.