Szafy RODO- hit czy kit

Szafy Choice Narbutas #1
Szafy Choice Narbutas #1
Szafy Choice Narbutas #1
Szafy RODO – Hit czy kit

Rozporządzenie ogólne o ochronie danych przyjęto 27 kwietnia 2016 roku, a po dwuletnim okresie przejściowym, zaczęło obowiązywać bezpośrednio we wszystkich krajach UE, bez potrzeby wydawania aktów wykonawczych w krajach członkowskich.

Zanim w maju 2018 roku została uchwalona przez sejm RP ustawa o ochronie danych osobowych. Ustawa, która miała zapewnić stosowanie ogólnego rozporządzenia RODO, oraz dostosować przepisy do ustawodawstwa krajowego. Wokół przepisów powstało wiele mitów. W tym czasie media, straszyły urzędy i przedsiębiorców, konsekwencjami wynikającymi z nieprzestrzegania RODO.

Pojawiły się informacje o wysokich karach do 10 i 20 mln euro za złamanie podstawowych zasad przetwarzania danych, oraz o możliwych roszczeniach o odszkodowanie od osób fizycznych za poniesioną w tym zakresie szkodę.

Nie dziwi więc, że chcąc się dostosować do nowych przepisów oraz obawiając się odpowiedzialności, firmy i urzędy zmieniały obok procedur również wyposażenie.

Coraz częściej pojawiała się w projektach troska o takie aranżowanie biur czy urzędów, aby stanowiska ustawione były w sposób umożliwiający dostrzeżenie informacji wyświetlanej na monitorze komputera. Pojawiały się też zapytania o na ścianki czy nadstawki osłaniające stanowiska.

Szafy Choice Narbutas #2
Szafy Choice Narbutas #2

Niekwestionowanym hitem, stały się jednak szafy przeznaczone do przechowywania akt osobowych. Rynek mebli biurowych zareagował bardzo szybko podsuwając odpowiednie rozwiązania. Niektóre firmy zrobiły więcej, wprost nazwały swoje szafy, szafa RODO czy szafa zgodna z RODO. Wyszukując w sieci hasło “szafy RODO”, w wynikach otrzymamy prawie wyłącznie szafy metalowe lub sejfy.

Szafy Choice Narbutas #3
Szafy Choice Narbutas #3

Dzisiaj, bardzo często spotykamy stereotypowe wyobrażenie o takiej szafie, jako właśnie szafie metalowej, wyposażonej w jeden lub najlepiej dwa zamki. Dlatego zdarza się czasem, że na etapie projektowania biura, klient żąda zmiany szafy płytowej na szafę RODO.
Czy zawsze taka zamiana będzie uzasadniona? Czy szafa aktowa zgodna z RODO musi być metalowa?

Otóż nie, RODO nie precyzuje dokładnie jakich szaf należy używać do przechowywania dokumentacji z danymi osobowymi. Rozporządzenie mówi, że takie dokumenty powinny być prawidłowo zabezpieczone, adekwatnie do wartości danych i ewentualnych zagrożeń.
Pomijając zatem miejsca przechowywania szczególnie wrażliwych danych w niektórych urzędach, większość przedsiębiorstw czy instytucji posiadających zamknięte pomieszczenia, może przechowywać dane osobowe również w szafach aktowych wykonanych z płyty wiórowej, zamykanej na zamek z kluczem niepowtarzalnym.

Szafy Choice Narbutas #3
Szafy Choice Narbutas #3

Odpowiednio zbudowana szafa płytowa, czyli zamykana na klucz, z ryglowaniem minimum w dwóch miejscach, z plecami z pełnowartościowej płyty wiórowej, wpuszczonej w boki i wieńce, może oferować lepsze zabezpieczenie dokumentom niż szafa metalowa z blachy grubości 0.8 mm.

Osobną grupą szaf, są szafy atestowane i sklasyfikowane wg klasy i typu, odpowiednie do przechowywania dokumentów i materiałów niejawnych, oznaczonych klauzulą poufne, tajne czy ściśle tajne. Są to zwykle szafy specjalne, zbudowane zgodnie z zarządzeniem RM z 2012 roku, rozporządzeniem MON czy normami opisującymi przechowywanie środków pieniężnych. Szafy tego typu, to zawsze wzmocnione szafy metalowe czy wprost sejfy.

Szafy Uni Narbutas #1
Szafy Uni Narbutas #1

Jeśli prowadzisz niewielkie przedsiębiorstwo, a dane osobowe w postaci papierowej przechowujesz w gabinecie, w zamkniętej szafie aktowej z płyty wiórowej, to bardzo prawdopodobne, że nie musisz zmieniać szafy.
Jeśli masz wątpliwości, albo inne potrzeby związane z wyposażeniem biura, to po prostu zadzwoń do nas i umów się na spotkanie.