Zmiana biura okazją do zmian w firmie
Kiedy inwestorzy zwracają się z prośba o zaproponowanie wyposażenia do nowego biura, zwykle dostajemy gotowe rzuty z podziałem pomieszczeń i przypisaną do każdego z nich funkcją.
Znając organizację starego biura widać, że zmiany podyktowane rozwojem bywają powierzchowne. Większa ilość pracowników, którzy nie mieścili się już w starym biurze, przeprowadzana jest do nowych, większych pomieszczeń. Przenoszona jest dawna struktura, urządzenia, niektóre meble. Czasem nawet uwzględniane są indywidualne życzenia poszczególnych pracowników, wynikające z ich przyzwyczajeń.
Mamy zatem więcej miejsca, ładniejsze wnętrza i “bezpieczną”, od lat tę samą, organizację pracy. Czy to nie jest czasem stracona okazja do większych i potrzebnych zmian?
Świat idzie do przodu i to w bardzo szybkim tempie. Postęp technologiczny, nowe narzędzia, nowa mentalność młodych pracowników, wymogi rynku pracy, rosnąca konkurencja na rynku pracy, w końcu nawet epidemia SARS-CoV-2. Wszystko to wpływa na to w jaki sposób pracujemy. Jak się komunikujemy. Jak odpoczywamy i jak się spotykamy.
Przeprowadzka do nowego biura czy remont biura, może być okazją do większych zmian. Do gruntownego unowocześnienia swojej firmy.
Proponujemy wyjść ze swojej strefy komfortu, nie działać według starego wzoru, który jeszcze jakoś działa. Proponujemy pójść dalej.
Co zatem zrobić?
Przede wszystkim zbadać swoją firmę. Zrobić coś w rodzaju audytu. Oszacować, co działa dobrze, a co wymaga zmian.
Stworzyć ambitną, ale jednocześnie realną wizję swojej firmy za rok czy za 5 lat. Zbadać potrzeby pracowników. Zapytać, najlepiej w anonimowym badaniu, co im się podoba w miejscu pracy, co przeszkadza w pracy i czego potrzebują, żeby efektywnie pracować.
Przejrzeć dotychczasowy schemat organizacyjny- wprowadzić zmiany, przesunięcia, połączenia, biorąc pod uwagę charakter pracy, potrzebną komunikację i interakcję. Zaimplementować nowoczesne rozwiązania informatyczne, które zautomatyzują niektóre procesy, uproszczą działania, ułatwią dostęp do danych, umożliwią pełnowartościową pracę zdalną, albo po prostu, pracę z dowolnego miejsca w biurze.
Działaniom tego rodzaju zwykle towarzyszy obawa przed podjęciem błędnej decyzji. Chęć podążania znaną drogą, według wcześniej utartego schematu. Opłaca się jednak na chwilę wyjść ze swojej strefy komfortu, żeby potem poczuć się naprawdę komfortowo.
Warto skonsultować wnioski z fachowcami z różnych dziedzin. W zakresie procesów w firmie z firmą konsultingową. Odnośnie komputerów i nowoczesnego oprogramowania z firmą od IT.
Na końcu skonsultować z firmą dostarczającą plan całego środowiska biurowego z dedykowanym wyposażeniem meblowym, najlepiej ze wsparciem projektanta.
Powyższe działania nie tylko pozwolą Wam wykonać jakościowy skok do przodu i unowocześnić firmę. Pozwolą również zaoszczędzić na samym procesie budowania i wyposażania.
Przykładem niech będzie biuro typu open space ze stanowiskami, które można uzupełniać wraz ze wzrostem zatrudnienia. Które można przestawiać i organizować w zestawy dedykowane do konkretnych zespołów. Które można dzielić kabinami do rozmów, eliminując potrzebę wychodzenia z biura po to, żeby porozmawiać przez telefon czy odbyć poufną rozmowę w niewielkim gronie. Biuro z lockerami, ale za to bez kontenerów pod biurkami. Biuro z kantyną, a nie kawą i kanapką przy biurku.
Biuro elastyczne, łatwo zmieniające się wraz ze zmianami następującymi w firmie.
Obserwujemy w jaką stronę zmierzają wiodące przedsiębiorstwa. Jak zmieniają swoje biura, organizację i sposób pracy.
