JAK OSZACOWAĆ POTRZEBNĄ POWIERZCHNIĘ BIURA

Jak oszacować potrzebną powierzchnię biura?

Szukasz biura do wynajęcia dla swojej firmy? Wybór odpowiedniej przestrzeni biurowej jest kluczowy dla efektywnego funkcjonowania firmy. Podczas szukania biura warto wziąć pod uwagę różne czynniki, takie jak lokalizacja, wygląd, wielkość oraz atrakcyjność ceny najmu. Jednym z kluczowych pytań, które powinieneś sobie zadać, jest: ile metrów kwadratowych powierzchni biurowej naprawdę potrzebujesz?

Regulacje prawne dotyczące ilości metrów kwadratowych powierzchni biurowej

Temat ten jest szczegółowo opisany w artykułach Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku, które regulują ogólne przepisy bezpieczeństwa i higieny pracy w miejscach pracy. Wymagania te mają na celu zapewnienie pracownikom odpowiednich warunków pracy, które nie narażają ich zdrowia i życia. Zgodnie z przepisami, pracodawca ma obowiązek zagwarantować pracownikom minimalną ilość metrów kwadratowych powierzchni do pracy.

Rozporządzenie precyzuje, że każdy pracownik powinien mieć do dyspozycji około 5 m² powierzchni biurowej oraz minimum 2 m² wolnej powierzchni podłogi, wolnej od urządzeń technicznych czy sprzętu. To oznacza, że każdy pracownik potrzebuje co najmniej 7 metrów kwadratowych przestrzeni roboczej. Warto jednak pamiętać, że oprócz przestrzeni biurowej mogą być również potrzebne dodatkowe powierzchnie, takie jak pomieszczenia socjalne czy sale konferencyjne.

Dostosowanie ilości metrów kwadratowych do liczby pracowników

Poniższa tabela przedstawia przykładowe proporcje ilości metrów kwadratowych powierzchni biurowej do liczby pracowników:

Jak widać, norma 7 metrów kwadratowych na osobę jest zdecydowanie wystarczająca dla pojedynczego pracownika. Natomiast dla większej grupy, takiej jak 100 osób, 700 metrów kwadratowych może być niewystarczające. Często przyjmuje się, że dla 4 osób wystarczy przestrzeń o powierzchni 19,44 m² netto. To wynika z charakterystyki budynków biurowych, gdzie wiele z nich zostało zbudowanych w oparciu o określone wzory, takie jak 1,80 oraz jego wielokrotności (3,60 / 5,40 / 7,20).

Dodatkowe powierzchnie biurowe

Oprócz przestrzeni biurowej, mogą być również potrzebne dodatkowe metry kwadratowe na różne cele, takie jak:

•  * Co najmniej 2 m² na osobę na salę konferencyjną.
•  * 1 m² na dodatkową powierzchnię, na przykład do wspólnej pracy zespołu nad projektem.
•  * 2 m² na inny rodzaj monitora lub ekranu (1 m² w przypadku monitora płaskiego).

Warto jednak zaznaczyć, że nie każda firma potrzebuje wszystkich tych dodatkowych przestrzeni. W niektórych przypadkach centra biznesowe oferują dostęp do wspólnych przestrzeni, takich jak sale konferencyjne, co pozwala zredukować potrzebną powierzchnię biurową.

Elastyczność a minimalne wymagania

Zgodnie z polskim prawem, na jednego pracownika przypada około 13 metrów sześciennych wolnej objętości pomieszczenia oraz minimum 2 m² wolnej powierzchni podłogi. To przelicza się na około 6-7 m² powierzchni biurowej na pracownika. Jednak wiele biur oferuje również przestrzenie elastyczne, które pozwalają na bardziej efektywne wykorzystanie dostępnej powierzchni.

Przykładem są centra biznesowe czy koncepcje biur typu “flex office”, gdzie pracownicy mogą korzystać z różnych stref pracy w zależności od aktualnych potrzeb. To pozwala na zredukowanie ilości potrzebnych metrów kwadratowych przy jednoczesnym zapewnieniu elastyczności.

Wybór pomiędzy przestronnością a komfortem

Ostateczny wybór ilości metrów kwadratowych powierzchni biurowej zależy od preferencji firmy oraz rodzaju wykonywanej pracy. Niektóre firmy preferują przestronne biura, gdzie każdy pracownik ma dużo przestrzeni do dyspozycji. Inne z kolei decydują się na bardziej kompaktowe przestrzenie, gdzie pracownicy pracują blisko siebie.

Warto zastanowić się nad tym, czy firma potrzebuje własnych przestrzeni, takich jak kuchnia, toalety czy sala konferencyjna, czy też możliwość korzystania z przestrzeni wspólnych jest wystarczająca. Wybór pomiędzy przestronnością a komfortem zależy również od budżetu firmy i dostępnych środków na wynajem biura.

Ile w praktyce potrzebujesz miejsca dla swoich pracowników w biurze?

Jak wspomnieliśmy, przepisy BHP dotyczące przestrzeni dla pracowników stanowią, że każdy pracownik powinien mieć co najmniej 13 metrów sześciennych objętości pomieszczenia, 5 m² powierzchni biurowej oraz minimalnie 2 metry kwadratowe wolnej powierzchni podłogi, niezajętej przez urządzenia techniczne czy sprzęt. W przypadku pomieszczenia z jedną osobą, nie może ono być mniejsze niż 6 metrów kwadratowych.

Jednak przy większych powierzchniach, uwzględniając także korytarze i pomieszczenia socjalne, wartość ta zwiększa się do około 10 metrów kwadratowych na osobę. Przykładowo, dla 30 pracowników należałoby przewidzieć przestrzeń o wielkości 270-300 metrów kwadratowych.

Badania przeprowadzone wśród europejskich firm wskazują, że stosunek powierzchni na jednego pracownika do całkowitej powierzchni biurowej zazwyczaj mieści się w przedziale 10-30 metrów kwadratowych, w zależności od branży i układu przestrzeni.

W Polsce akceptowane jest nadal większe zagęszczenie niż 10 metrów kwadratowych na osobę, ale warto mieć na uwadze te ogólne wytyczne przy planowaniu zmiany siedziby lub rozszerzenia działalności firmy.

W sytuacji, gdy biuro jest podzielone na pokoje, potrzeba więcej metrów kwadratowych przypadających na jednego pracownika ze względu na konieczność uwzględnienia przestrzeni zajmowanej przez ściany. Przy takim układzie pomieszczeń, ta wartość może wynosić nawet 19 metrów kwadratowych na osobę. Natomiast w przypadku przestrzeni otwartej (open space), przy komfortowych warunkach, możliwe jest umieszczenie większej liczby pracowników na metr kwadratowy, co daje średnią wartość 15 metrów kwadratowych na jednego pracownika. Największe zagęszczenie pracowników (poniżej 8 metrów kwadratowych na osobę) osiąga się w układzie biurek znanych z call-center.

Równowaga pomiędzy ilością metrów kwadratowych biura a funkcjonalnością

Oszacowanie odpowiedniej ilości metrów kwadratowych powierzchni biurowej to kluczowy krok w planowaniu nowego biura dla Twojej firmy. Zgodnie z regulacjami prawymi, pracownikowi przysługuje co najmniej 7 metrów kwadratowych powierzchni biurowej. Jednak ilość potrzebnej powierzchni może się różnić w zależności od liczby pracowników oraz rodzaju wykonywanej pracy. Dodatkowe przestrzenie, takie jak sale konferencyjne czy strefy wspólne również wpływają na ostateczny wybór.

Niezależnie od tego, czy wybierzesz przestronne biuro na planie otwartym czy bardziej kompaktową przestrzeń, ważne jest, aby dostosować wybór do potrzeb firmy oraz zapewnić pracownikom odpowiednie warunki do efektywnej pracy. Znalezienie odpowiedniej równowagi pomiędzy ilością metrów kwadratowych a funkcjonalnością biura przyczyni się do sukcesu Twojej firmy.

Zaplanuj przyszłość swojej firmy z Cubi i wybierz biuro, które najlepiej odpowiada potrzebom Twojej załogi!