JAK OSZACOWAĆ POTRZEBNĄ POWIERZCHNIĘ BIURA
Jak oszacować potrzebną powierzchnię biura?
Dlaczego właściwe oszacowanie powierzchni biura jest kluczowe?
Wybór odpowiedniej powierzchni biurowej to kluczowy element sukcesu każdej firmy. Przestrzeń, w której pracujesz, wpływa nie tylko na komfort i efektywność pracy, ale również na zadowolenie i zdrowie pracowników. Odpowiednie oszacowanie potrzebnej powierzchni biura może być wyzwaniem, zwłaszcza w obliczu dynamicznie zmieniających się modeli pracy, takich jak praca hybrydowa czy zdalna. Dlatego tak ważne jest, aby proces ten przeprowadzić z rozwagą i uwzględnieniem różnych czynników.
Przeciętna powierzchnia na pracownika:
Ostatnie badania pokazują, że przeciętna powierzchnia biurowa na jednego pracownika w nowoczesnych biurach wynosi między 14 a 18 metrów kwadratowych. Wraz z rosnącą liczbą osób pracujących zdalnie, wiele firm decyduje się na optymalizację swojej powierzchni biurowej, aby uniknąć nadmiaru niewykorzystanej przestrzeni. To podejście nie tylko pozwala na oszczędności, ale także na bardziej efektywne wykorzystanie dostępnych zasobów.
Zgodnie z raportem CBRE, przeciętna powierzchnia przypadająca na pracownika wynosi obecnie 14-18 metrów kwadratowych. Wzrost liczby pracujących zdalnie sprawia, że firmy coraz częściej optymalizują swoje biura, aby zmniejszyć niewykorzystane przestrzenie. (QuickFMS)
W tym artykule omówimy, jak skutecznie oszacować potrzebną powierzchnię biurową, aby zapewnić pracownikom odpowiednie warunki do pracy, a jednocześnie optymalnie wykorzystać dostępne zasoby.
Podstawowe czynniki wpływające na oszacowanie potrzebnej powierzchni biura
Liczba pracowników i model pracy
Planowanie przestrzeni biurowej wymaga uwzględnienia wielu czynników, które mogą znacząco wpłynąć na ostateczny wybór powierzchni. Pierwszym krokiem jest określenie liczby pracowników, którzy będą regularnie korzystać z biura. Liczba ta powinna obejmować zarówno osoby pracujące na stałe w biurze, jak i te, które będą korzystać z niego sporadycznie, np. podczas pracy hybrydowej.
Typ działalności a potrzeba przestrzeni
Rodzaj działalności również ma duże znaczenie. Firmy z branż kreatywnych mogą potrzebować więcej otwartej przestrzeni do współpracy, podczas gdy sektory finansowe czy prawnicze mogą preferować prywatne gabinety. Warto również zastanowić się nad potrzebami przestrzeni wspólnych, takich jak sale konferencyjne, kuchnie, czy strefy relaksu, które są niezbędne w nowoczesnym środowisku pracy.
Różnice w zapotrzebowaniu na przestrzeń:
“W wielu przypadkach, biura typu open space wymagają mniejszej przestrzeni na pracownika, co może wynosić nawet 7-14 metrów kwadratowych na osobę, w porównaniu do tradycyjnych biur z prywatnymi gabinetami.” (AQUILA Commercial)
Planowanie na przyszłość
Ostateczne decyzje dotyczące rozmiaru biura powinny być również uzależnione od przewidywanego rozwoju firmy. Jeśli planujesz zwiększenie liczby pracowników w ciągu najbliższych kilku lat, warto uwzględnić to w obecnych planach, aby uniknąć konieczności przeprowadzki w przyszłości.
Te podstawowe czynniki stanowią fundament, na którym należy oprzeć dalsze szczegółowe planowanie powierzchni biurowej. W kolejnych sekcjach omówimy, jak dokładnie obliczyć potrzebną przestrzeń oraz jakie nowoczesne rozwiązania mogą pomóc w efektywnym zarządzaniu biurem.
Jak oszacować potrzebną powierzchnię biura na podstawie liczby pracowników?
Minimalne wymogi prawne dotyczące powierzchni
Jednym z kluczowych aspektów przy planowaniu przestrzeni biurowej jest zapewnienie, że biuro spełnia minimalne wymogi prawne dotyczące powierzchni na pracownika. Zgodnie z polskimi przepisami BHP Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 26 września 1997 roku , każdy pracownik powinien mieć do dyspozycji co najmniej 5 m² powierzchni biurowej oraz dodatkowo 2 m² wolnej powierzchni podłogowej, niezajętej przez urządzenia techniczne. Oznacza to, że minimalna powierzchnia na jednego pracownika wynosi 7 m²(JAK OSZACOWAĆ POTRZEBNĄ…).
Obliczenia na podstawie liczby pracowników
Aby oszacować, ile powierzchni biurowej potrzebujesz, najpierw musisz określić liczbę pracowników, którzy będą regularnie korzystać z biura. Następnie pomnóż liczbę pracowników przez 7 m² (minimalne wymogi), aby uzyskać podstawową liczbę metrów kwadratowych. Warto jednak pamiętać, że w praktyce firmy często potrzebują więcej miejsca, szczególnie jeśli planują wprowadzenie dodatkowych przestrzeni, takich jak sale konferencyjne, kuchnie czy strefy relaksu.
Przykładowe obliczenie: Dla zespołu liczącego 20 osób, minimalna wymagana powierzchnia wynosi: 20 pracowników x 7 m² = 140 m².
Warto jednak dodać pewien zapas, zwłaszcza jeśli firma planuje rozwój. Przyjmując bardziej komfortową wartość 10 m² na osobę (uwzględniając dodatkowe przestrzenie), potrzebna powierzchnia wynosi: 20 pracowników x 10 m² = 200 m².
Dostosowanie przestrzeni do specyfiki firmy
Różne branże mają różne potrzeby przestrzenne. W firmach technologicznych, gdzie praca w zespołach i burze mózgów są na porządku dziennym, może być potrzebna dodatkowa przestrzeń na sale konferencyjne czy strefy kreatywne. W firmach prawniczych natomiast, większy nacisk kładzie się na prywatne biura i gabinety, co może wymagać większej powierzchni na jednego pracownika.
Nowoczesne trendy w organizacji przestrzeni biurowej
Wpływ pracy hybrydowej na planowanie przestrzeni
Pandemia COVID-19 przyczyniła się do ogromnych zmian w sposobie pracy, z dużą częścią pracowników przechodzących na model hybrydowy lub zdalny. W odpowiedzi na te zmiany, firmy coraz częściej zmniejszają powierzchnię biurową, dostosowując ją do mniejszej liczby pracowników przebywających w biurze jednocześnie. Przestrzenie typu hot desking, gdzie stanowiska pracy są dzielone przez różnych pracowników w różne dni, stają się coraz bardziej popularne.
Aż 80% firm zmniejszyło powierzchnię swoich biur od czasu pandemii, a 40% z nich obecnie wykorzystuje mniej niż połowę dostępnej przestrzeni biurowej. W odpowiedzi na te zmiany, firmy inwestują w elastyczne przestrzenie pracy.” (Robin Work)
Elastyczne przestrzenie i strefy wspólne
Nowoczesne biura coraz częściej inwestują w elastyczne przestrzenie, które mogą być łatwo dostosowane do zmieniających się potrzeb. Przykłady obejmują sale konferencyjne, które mogą być przekształcone w strefy pracy zespołowej, oraz strefy relaksu, które mogą służyć jako miejsca nieformalnych spotkań. Wprowadzenie takich rozwiązań pomaga firmom lepiej zarządzać przestrzenią i zapewniać pracownikom wygodne warunki pracy.
Zmiany w organizacji przestrzeni po pandemii
Pandemia przyczyniła się również do wzrostu znaczenia przestrzeni przeznaczonych do pracy zdalnej wewnątrz biura, takich jak kabiny akustyczne, gdzie pracownicy mogą w spokoju prowadzić wideokonferencje lub skupić się na zadaniach wymagających koncentracji. Przestrzenie te, w połączeniu z elastycznymi rozwiązaniami, stają się standardem w nowoczesnym biurze, dostosowanym do nowych realiów pracy.
Jak oszacować potrzebną powierzchnię biura?
Oszacowanie potrzebnej powierzchni biurowej jest kluczowym etapem planowania, który wpływa na komfort pracy, efektywność oraz ogólne zadowolenie pracowników. W przypadku biur typu open space, a także przestrzeni konferencyjnych, właściwe zaplanowanie metrażu zależy od liczby pracowników, ich stylu pracy oraz preferowanego układu przestrzeni.
Open space – elastyczne i komfortowe planowanie przestrzeni
W przypadku biur open space, ilość przestrzeni przypadającej na jednego pracownika jest istotna dla zachowania równowagi między efektywnym wykorzystaniem przestrzeni a komfortem pracy. Zalecana powierzchnia na jednego pracownika w takim układzie wynosi od 8 do 12 m². Ta wartość może różnić się w zależności od specyfiki firmy, ale stanowi solidną podstawę do planowania. W oparciu o te założenia, oto szacunkowe metraże dla zespołów o różnej liczebności:
- 10 osób: około 80–120 m²
- 20 osób: około 160–240 m²
- 30 osób: około 240–360 m²
- 40 osób: około 320–480 m²
- 50 osób: około 400–600 m²
- 100 osób: około 800–1200 m²
Warto pamiętać, że przestrzeń biurowa powinna być elastyczna, aby umożliwić różne formy pracy – zarówno indywidualnej, jak i zespołowej. Dlatego warto rozważyć zróżnicowane strefy pracy, które mogą być dostosowane do aktualnych potrzeb zespołu.
Przestrzenie konferencyjne – dostosowanie do potrzeb spotkań
Oprócz biurek w open space, istotnym elementem każdego biura są sale konferencyjne. Ich powierzchnia powinna być dostosowana do liczby uczestników oraz rodzaju spotkań. Poniżej przedstawiam orientacyjne metraże w zależności od liczby osób oraz preferowanego układu stołów:
- Sala konferencyjna dla 10 osób:
- Układ teatralny (krzesła w rzędach, bez stołów): około 15 m²
- Układ szkolny (stoły z krzesłami w rzędach): około 20 m²
- Układ bankietowy (okrągłe stoły): około 25 m²
- Układ w kształcie litery U: około 22 m²
- Sala konferencyjna dla 20 osób:
- Układ teatralny: około 30 m²
- Układ szkolny: około 40 m²
- Układ bankietowy: około 50 m²
- Układ w kształcie litery U: około 44 m²
- Sala konferencyjna dla 30 osób:
- Układ teatralny: około 45 m²
- Układ szkolny: około 60 m²
- Układ bankietowy: około 75 m²
- Układ w kształcie litery U: około 66 m²
- Sala konferencyjna dla 50 osób:
- Układ teatralny: około 75 m²
- Układ szkolny: około 100 m²
- Układ bankietowy: około 125 m²
- Układ w kształcie litery U: około 110 m²
Układ teatralny jest najbardziej oszczędny pod względem przestrzeni, ponieważ wymaga mniej miejsca na krzesła ustawione w rzędach. Układ szkolny z kolei, gdzie potrzebne są stoły, wymaga więcej miejsca. Układ bankietowy jest najbardziej przestrzennie wymagający, co wynika z potrzeby rozmieszczenia stołów i krzeseł w bardziej rozproszony sposób. Układ w kształcie litery U jest popularny w małych i średnich spotkaniach, umożliwiając dobrą interakcję między uczestnikami, ale też zajmuje więcej miejsca niż układ teatralny.
Warto również pamiętać, że planując sale konferencyjne, należy uwzględnić przestrzeń na dodatkowe elementy, takie jak sprzęt prezentacyjny, bufety, czy miejsca dla obsługi technicznej.
Jak oszacować potrzebną powierzchnię biura?
Dodatkowe przestrzenie: Co warto uwzględnić oprócz biurek?
Sale konferencyjne i przestrzenie wspólne
Planowanie powierzchni biurowej nie kończy się na wyznaczeniu miejsca na biurka. Współczesne biura potrzebują także odpowiednich przestrzeni wspólnych, które sprzyjają współpracy oraz komunikacji. Sale konferencyjne są kluczowym elementem każdego biura. Zasada, którą często się stosuje, to jedna sala konferencyjna na każde 10-15 osób pracujących w biurze (AQUILA Commercial).
Warto również rozważyć przestrzenie do nieformalnych spotkań i burzy mózgów. Mogą to być niewielkie strefy relaksu, kuchnie z miejscem do wspólnego jedzenia, czy wygodne sofy ustawione w częściach wspólnych. Takie miejsca sprzyjają integracji zespołu i mogą znacząco poprawić kreatywność oraz efektywność pracy.
Strefy relaksu i funkcjonalne dodatki
Nie zapominaj o przestrzeniach, które mają na celu poprawę komfortu pracy. Strefy relaksu, z miejscem do odpoczynku czy nawet do krótkiej drzemki, stają się coraz bardziej popularne w biurach na całym świecie. Wprowadzenie zieleni, przestrzeni do ćwiczeń czy dobrze zaplanowanych kuchni i jadalni to inwestycja, która zwróci się w postaci zwiększonej satysfakcji pracowników.
Ważność dodatkowych przestrzeni:
W nowoczesnych biurach często znajdują się różnorodne strefy wspólne, takie jak sale konferencyjne, strefy relaksu czy kuchnie, które mogą stanowić do 30% całkowitej powierzchni biurowej. (AQUILA Commercial)
Jakich błędów unikać przy planowaniu powierzchni biurowej?
Niedoszacowanie potrzeb przestrzennych
Jednym z najczęstszych błędów popełnianych przy planowaniu biura jest niedoszacowanie potrzebnej powierzchni. Zbyt mała przestrzeń może prowadzić do zatorów komunikacyjnych, spadku komfortu pracy i ogólnej frustracji pracowników. Dlatego warto zawsze dodać pewien zapas metrów kwadratowych, zwłaszcza jeśli planujesz rozwój firmy w najbliższych latach.
Przykład:
“Brak elastyczności w planowaniu przestrzeni może prowadzić do szybkiego przestarzenia się biura. Warto zainwestować w elastyczne rozwiązania, które pozwolą na łatwe dostosowanie przestrzeni do zmieniających się potrzeb.” (247workspace.com)
Brak elastyczności i wykorzystanie nowoczesnych rozwiązań
Brak elastyczności to kolejny problem, z którym spotykają się firmy. Stosowanie tradycyjnych, sztywnych układów biurowych może ograniczyć możliwości adaptacji do nowych realiów pracy, takich jak praca hybrydowa czy zdalna. Wprowadzenie rozwiązań takich jak hot desking, elastyczne ściany działowe czy mobilne meble może znacząco zwiększyć funkcjonalność biura.
Pominięcie przestrzeni wspólnych
Pominięcie przestrzeni wspólnych, takich jak sale konferencyjne, kuchnie czy strefy relaksu, to kolejny błąd, który może kosztować firmę utratę potencjalnych korzyści wynikających z lepszej integracji zespołu. Pracownicy potrzebują miejsc, gdzie mogą się spotkać, porozmawiać, a także zrelaksować. To elementy, które mają kluczowe znaczenie dla zdrowej atmosfery w pracy.
Podsumowując, unikanie tych błędów i dokładne zaplanowanie przestrzeni biurowej pozwoli stworzyć środowisko pracy, które będzie sprzyjało zarówno efektywności, jak i zadowoleniu pracowników.
Jak oszacować potrzebną powierzchnię biura?
Narzędzia i technologie wspierające planowanie przestrzeni biurowej
Oprogramowanie do zarządzania przestrzenią biurową
W dzisiejszych czasach technologia odgrywa kluczową rolę w planowaniu i zarządzaniu przestrzenią biurową. Istnieje wiele narzędzi, które mogą pomóc w optymalizacji układu biura, monitorowaniu jego wykorzystania oraz wprowadzaniu niezbędnych zmian. Oprogramowanie takie jak QuickFMS pozwala firmom na efektywne planowanie przestrzeni, umożliwiając jednocześnie monitorowanie rzeczywistego wykorzystania biura.
Narzędzia do zarządzania przestrzenią biurową, takie jak QuickFMS, pozwalają na efektywne planowanie i optymalizację układu biura, monitorując jednocześnie poziom jego wykorzystania. (QuickFMS)
Integracja z nowoczesnymi rozwiązaniami
Warto również zwrócić uwagę na narzędzia do monitorowania efektywności wykorzystania przestrzeni, które mogą dostarczyć cennych danych na temat tego, jak poszczególne strefy są używane. Dzięki tym informacjom można lepiej dostosować przestrzeń do potrzeb pracowników, co przekłada się na zwiększenie komfortu i efektywności pracy.
Kluczowe wnioski dotyczące oszacowania potrzebnej powierzchni biura
Podsumowując, oszacowanie potrzebnej powierzchni biura to kluczowy krok w procesie planowania przestrzeni roboczej. Ważne jest, aby wziąć pod uwagę zarówno liczby pracowników, jak i specyfikę działalności firmy, a także przewidzieć przyszłe potrzeby związane z rozwojem zespołu. Należy pamiętać o uwzględnieniu dodatkowych przestrzeni, takich jak sale konferencyjne, kuchnie czy strefy relaksu, które mają istotny wpływ na komfort pracy.
Ostateczny wybór ilości metrów kwadratowych powierzchni biurowej zależy od preferencji firmy oraz rodzaju wykonywanej pracy. Niektóre firmy preferują przestronne biura, gdzie każdy pracownik ma dużo przestrzeni do dyspozycji, inne z kolei decydują się na bardziej kompaktowe przestrzenie.
Unikając typowych błędów, takich jak niedoszacowanie potrzeb przestrzennych czy brak elastyczności w układzie biura, możesz stworzyć środowisko, które sprzyja zarówno efektywności, jak i zadowoleniu pracowników.
Jeśli zainteresował Cię temat organizacji przestrzeni biurowej i chciałbyś dowiedzieć się więcej na temat tego, jak możemy pomóc w zaplanowaniu idealnego biura dla Twojej firmy, zapraszamy do kontaktu.
Chętnie pomożemy w dopasowaniu rozwiązań, które spełnią wszystkie Twoje oczekiwania i potrzeby.
